Vollständig transparente Exportprozesse

Dokumentenmanagement

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Die Herausforderung

Auch wenn viele staatliche Behörden die elektronische Übermittlung von Einfuhrdaten bevorzugen, gehen die meisten Informationen noch als Formulare auf Reisen, sei es digital oder auf Papier. Das Ausfüllen stellt besondere Ansprüche an die Datenkonsolidierung und die Einhaltung der korrekten Datenformate. Es läuft zwar heute weitgehend papierfrei ab, doch PDFs haben die Probleme der Papierformulare geerbt.

Die Verantwortung, Formulare zu generieren und an Spediteure, Kunden und die relevanten Behörden zu übermitteln, liegt beim Exporteur. Jede Transaktion kann mehrere Unterdokumente an verschiedene Empfänger umfassen und oft sind nach dem Versenden weitere Revisionen erforderlich. Außerdem sollten die Dokumente zu Audit- und Referenzzwecken mit der Transaktion abgespeichert werden.

Exporteure müssen u. a.:

  • Klären, welche Dokumente für die Erfüllung staatlicher und behördlicher Anforderungen nötig sind
  • Die notwendigen Dokumente für Spediteure, Kunden und Zolldienstleister erstellen
  • Aktualisierungen, die Übermittlung und Speicherung der Dokumente sicherstellen
  • Besondere länderspezifische Dokumentationspflichten kennen - notarielle Beglaubigung, Verwendung offizieller Formulare etc.
  • Sichere, rechtskonforme Geschäftsprozesse rund um das Dokumentenmanagement etablieren und umsetzen

So hilft Amber Road

Amber Roads Softwarelösung Export Management zur Exportkontrolle nutzt ein Dokumentenmanagementsystem, das die Auswahl, das Ausfüllen und den Versand der richtigen Dokumente unterstützt und diese sowie die Antwortdokumente rechtskonform archiviert.

Basierend auf Kriterien wie Transaktionstyp, Einfuhr-/Ausfuhrland und Geschäftspartner sorgen konfigurierbare Geschäftsregeln für die Identifizierung der erforderlichen Dokumentation. Dabei greift das System auf das profunde Außenhandelswissen von Amber Roads Datenbank Global Knowledge® zu. Letztere wird täglich aktualisiert.
 
Neben einem umfangreichen Bestand an Vorlagen (Templates) in vielen Sprachen verfügt das System über eine flexible Designfunktion, mit der sich individuelle Formulare und Vorlagen erstellen lassen. Auch das Ausfertigen der Dokumente folgt konfigurierbaren Geschäftsregeln. Da einige Regeln Duplikate generieren, sorgen Konsolidierungs- und Validierungsprozesse für den Abgleich der erhobenen Daten. Wo erforderlich, werden elektronische Signaturen unterstützt.
Sind die Dokumente erstellt, können sie per E-Mail an alle Beteiligten versendet werden. Danach werden sie in einem zentralen Repositorium abgelegt und dabei mit der Transaktion verknüpft, sodass sie jederzeit auffindbar und aufrufbar bleiben.
Funktion Nutzen
Feststellung der Dokumentationspflicht Automatische Analyse der erforderlichen Dokumente anhand detaillierter Geschäftsregeln und globaler Außenhandelsdaten
Automatische Identifizierung der Dokumente für jeden Abschnitt von Multi-Leg-Sendungen
Hilfe bei der Zusammenführung von Duplikaten mit Reihenfolgeregelung
Prüfen, ob alle Dokumentationspflichten erfüllt sind
Dokumentengenerierung Individuelle Designfunktionen über intuitive Nutzeroberfläche, z. B. Feldfunktionen, eigene Fonts und Farben
Umfangreiche Templates, z. B. Handelsrechnung, Frachtbrief, Lieferschein, Konnossement (BOL) gemäß Geschäftsregeln und Zollvorschriften
Einfügen von Grafiken als elektronische Signatur
Regeln für den Zeitpunkt der Dokumentenerstellung definieren
Dokumentendistribution Liste zu versendender Dokumente je Transaktionstyp erstellen, ändern und vorprüfen
Vorgegebene Empfängerliste auswählen oder manuelle Eingabe; Versand an Systemanwender oder externe E-Mail-Adressen
Betreff und Text der E-Mails konfigurierbar
Dokumentenmanagement Dokument-Typen im System definieren; Vorlaufzeiten und Sonderanforderungen (notarielle Beglaubigung, Unterschrift, offizielles Format) festlegen
Alle mit einer Transaktion verknüpften Dokumente anzeigen
Neue Dokumente hochladen und mit Partnern oder Transaktionen verknüpfen

Trade Compliance

Mit der zunehmenden Globalisierung der Wirtschaft sind die Komplexität des Außenhandels und die rechtlichen Anforderungen an die Unternehmen stark gestiegen.

Amber Roads Trade-Compliance-Lösung automatisiert die firmeninterne Exportkontrolle und sämtliche Compliance-Maßnahmen. Sie prüft Geschäftspartner anhand von Sanktions- und Embargolisten, zeigt notwendige Genehmigungen für Importe und Exporte auf, generiert Zolldokumente und macht alle Prozesse problemlos rückverfolgbar.

UNSERE KUNDEN

AgilentCiscoOxbowTE ConnectivityXylem

„Amber Road bot uns eine benutzerfreundliche und kosteneffiziente Lösung, die unseren Exportprozess automatisiert und zuverlässig dafür sorgt, dass wir sämtliche Exportvorschriften einhalten.“

 

Vice President of Supply Chain
DecisionOne