Vollständig transparente Exportprozesse

Dokumentenmanagement

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Die Herausforderung

Auch wenn viele staatliche Behörden die elektronische Übermittlung von Einfuhrdaten bevorzugen, gehen die meisten Informationen noch als Formulare auf Reisen, sei es digital oder auf Papier. Das Ausfüllen stellt besondere Ansprüche an die Datenkonsolidierung und die Einhaltung der korrekten Datenformate. Es läuft zwar heute weitgehend papierfrei ab, doch PDFs haben die Probleme der Papierformulare geerbt.

Die Verantwortung, Formulare zu generieren und an Spediteure, Kunden und die relevanten Behörden zu übermitteln, liegt beim Exporteur. Jede Transaktion kann mehrere Unterdokumente an verschiedene Empfänger umfassen und oft sind nach dem Versenden weitere Revisionen erforderlich. Außerdem sollten die Dokumente zu Audit- und Referenzzwecken mit der Transaktion abgespeichert werden.

Exporteure müssen u. a.:

  • Klären, welche Dokumente für die Erfüllung staatlicher und behördlicher Anforderungen nötig sind
  • Dokumente für Spediteure, Kunden und Zollbroker erstellen
  • Die Revision, Übermittlung und Speicherung der Dokumente sicherstellen
  • Besondere Dokumentationspflichten erkennen - notarielle Beglaubigung, Verwendung offizieller Formulare etc.
  • Geschäftsprozesse rund um das Dokumentenmanagement etablieren und umsetzen

So hilft Amber Road

Amber Roads Softwarelösung Export Management nutzt ein Dokumentenmanagementsystem, das die Auswahl, das Ausfüllen und den Versand der richtigen Dokumente unterstützt und diese sowie die Antwortdokumente rechtskonform archiviert.

Basierend auf Kriterien wie Transaktionstyp, Einfuhr-/Ausfuhrland und Geschäftspartner sorgen konfigurierbare Geschäftsregeln für die Identifizierung der erforderlichen Dokumentation. Dabei greift das System auf das profunde Außenhandelswissen Global Knowledge® zu, das von den Handelsexperten von Amber Road täglich aktualisiert wird.
 
Neben einem umfangreichen Bestand an Templates in vielen Sprachen verfügt das System über eine flexible Designfunktion, mit der sich individuelle Formulare und Vorlagen erstellen lassen. Auch das Ausfertigen der Dokumente folgt konfigurierbaren Geschäftsregeln. Da einige Regeln Duplikate generieren, sorgen Konsolidierungs- und Validierungsprozesse für den Abgleich der erhobenen Daten. Wo erforderlich, werden elektronische Signaturen unterstützt.
Sind die Dokumente erstellt, können sie per E-Mail an alle Beteiligten versendet werden. Danach werden sie in einem zentralen Repositorium abgelegt und dabei mit der Transaktion verknüpft, sodass sie jederzeit auffindbar und aufrufbar bleiben.
Funktion Nutzen
Feststellung der Dokumentationspflicht Automatische Analyse der erforderlichen Dokumente anhand detaillierter Geschäftsregeln und globaler Außenhandelsdaten
Automatische Identifizierung der Dokumente für jeden Abschnitt von Multi-Leg-Sendungen
Erstellung von Zusammenführungs- und Reihenfolgeregeln bei Duplikaten
Prüfen, ob alle Dokumentationspflichten erfüllt sind
Dokumentengenerierung Individuelle Designfunktionen über intuitive Nutzeroberfläche, z. B. Feldfunktionen, eigene Fonts und Farben
Umfangreiche Templates, z. B. Handelsrechnung, Frachtbrief, Lieferschein, Konnossement (BOL) gemäß Geschäftsregeln und Zollvorschriften
Einfügen von Grafiken als elektronische Signatur
Regeln für den Zeitpunkt der Dokumentenerstellung definieren
Dokumentendistribution Liste zu versendender Dokumente je Transaktionstyp erstellen, ändern und vorprüfen
Vorgegebene Empfängerliste auswählen oder manuelle Eingabe; Versand an Systemanwender oder externe E-Mail-Adressen
Betreff und Text der E-Mails konfigurierbar
Dokumentenmanagement Dokument-Typen im System definieren; Vorlaufzeiten und Sonderanforderungen (notarielle Beglaubigung, Unterschrift, offizielles Format) festlegen
Alle mit einer Transaktion verknüpften Dokumente anzeigen
Neue Dokumente hochladen und mit Partnern oder Transaktionen verknüpfen

Trade Compliance

Der Welthandel hat explosionsartig zugenommen. Kein Wunder: Die wirtschaftlichen Chancen sind enorm. Aber auch die Komplexität steigt – denn im Rahmen der Zoll- und Handelscompliance sind zahlreiche Kontrollen und Informationspflichten zu beachten.

Amber Road-Lösungen automatisieren sämtliche Compliance-Funktionen. Sie prüfen Geschäftspartner auf Sanktionen und Embargos, identifizieren Lizenzpflichten für Importe und Exporte, generieren Zolldokumente und machen alle Prozesse problemlos rückverfolgbar.

UNSERE KUNDEN

AgilentCiscoOxbowTE ConnectivityXylem

„Amber Road bot uns eine benutzerfreundliche und kosteneffiziente Lösung, die unseren Exportprozess automatisiert und zuverlässig dafür sorgt, dass wir sämtliche Exportvorschriften einhalten.“

 

Vice President of Supply Chain
DecisionOne