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Haben Sie BAFA ICP bereits implementiert?

Das Merkblatt zur Firmeninternen Exportkontrolle („Internal Compliance Programme“ (ICP)) des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) wird seit seiner Veröffentlichung im Jahr 2018 heiß diskutiert. Es will Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen im Außenwirtschaftsverkehr, beim Aufbau eines ICP respektive bei der Optimierung eines bestehenden ICP unterstützen. Das Merkblatt zeigt die Voraussetzungen und Kriterien für ein effektives ICP auf. Letztere berücksichtigen auch Inhalte der seit 2017 auf EU-Ebene geführten Diskussionen zur Schaffung einheitlicher ICP-Richtlinien für den Bereich Dual-Use Güter, Software und Technologie. Das BAFA ICP ist dem amerikanischen "Export Management and Compliance Program", kurz EMCP, sehr ähnlich.

Die EU ICP Richtlinien für die Exportkontrolle (Draft EU Guidance on Best Practices for "Internal Compliance Programmes") sind ein weiterer Schritt im Kampf gegen die Verbreitung von Massenvernichtungswaffen (Proliferation) und zur Kontrolle der Ausfuhr kritischer Güter in bestimmte Länder.

Gegner EU-weit gültiger Richtlinien beklagen, dass es für die Unternehmenscompliance kein allgemeingültiges Modell geben kann. Das ist dem BAFA und der Europäischen Kommission natürlich bewusst. Es wird – nein muss - von Unternehmen zu Unternehmen Unterschiede geben. Jeder Konzern muss z.B. für sich entscheiden, ob es eine zentrale oder dezentrale Struktur wählt. Das BAFA ICP erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ist nicht rechtsverbindlich. Auch das EU ICP soll nur einen Rahmen für Organisationsregeln- und -prozesse im Bereich firmeninterner Exportkontrollen vorgeben.

Wichtigste Elemente des ICP

Trade Compliance ist in den meisten international tätigen Großunternehmen heute als Topmanagementaufgabe voll anerkannt. Kontrovers diskutiert wird jedoch häufig auch noch heute, wie das Thema inhaltlich und organisatorisch am besten umgesetzt werden kann.

Ein ICP legt die firmenbezogenen Ziele der Exportkontrolle sowie die Kriterien fest, nach denen Waren, Lieferanten und Empfänger überprüft werden. Es zeigt auf, wie präventive Risikoanalysen durchgeführt werden, Handlungsbedarfe identifiziert und notwendige Systemänderungen und Kontrollmechanismen installiert werden. Es definiert die Organisation, Zuständigkeiten und Berichtswege, personelle und technische Ausstattung, Schulungen (Aus- und Weiterbildung), das Dokumentieren der Exportkontrollen und die Aufbewahrung der Unterlagen, prozess- und systembezogene Kontrollen, Fehleranalysen und Korrekturmaßnahmen sowie physische, technische und personelle Sicherheitsmaßnahmen (einschließlich AEO Status).

Automatisierung pro und kontra

Eine manuelle Abwicklung der Exportkontrolle ist durchaus möglich, falls die Anzahl der Geschäftspartner, Geschäftstransaktionen und Produkte sowie die Anzahl und Komplexität der Endverbleib- und Verwendungszweckkontrollen, aber auch der Umfang der benötigten Allgemein- und Individualgenehmigungen begrenzt ist.

Bei Unternehmen mit großem Geschäftsvolumen und komplexen internationalen Herstellungsprozessen ist eine IT-Unterstützung unerlässlich. Eine nahtlose Integration der Trade-Compliance-Lösung in Enterprise-Ressource-Planning- (ERP-) Systeme ist in jeden Fall empfehlenswert. Nur so können Kontrollen schnell und unkompliziert durchgeführt, eine maximale Wirksamkeit und ein optimaler Nutzen aus der Automatisierung der Geschäftsprozesse erreicht werden.

Vor allem das Durchleuchten von Geschäftspartnern vor der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen unter Berücksichtigung von Sanktionen und Embargos muss schnell und nachhaltig vollzogen werden. Der Umfang geltender Einschränkungen ist sehr groß und laufend Änderungen unterworfen. Ein zuverlässiges Screening kann daher nur mit Hilfe automatisierter Prozesse erfolgen.

Wie kann Amber Road Ihnen helfen

Fragen Sie sich also, welche Ihrer Organisationsregeln und -prozesse verbessert werden müssen, um dem BAFA ICP gerecht zu werden und die Vorgabe einzuhalten? Amber Road liefert Ihnen Softwarelösungen, die Ihre Compliance und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erhöhen sowie Fehler vermeiden helfen. Weitere Informationen zum Thema Exportkontrollmanagement finden Sie hier.