Das müssen Händler wissen

Ausfuhrbegleitdokument – Diese Begleitdokumente sind beim Export mitzuführen

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Der Import und Export von Waren bestimmt unsere Wirtschaft und trägt maßgeblich zum Profit sowie zur großflächigen Verfügbarkeit verschiedenster Güter bei. Immer mehr Menschen machen sich selbständig, um mit dem Warenhandel Geld zu verdienen. Oft bieten die Verkäufer auch den Versand der Ware ins Ausland an. Der Ausfuhrvorgang ist auf besondere Weise geregelt. Die Güter müssen bestimmten Vorschriften entsprechen sowie spezielle Dokumente mitführen. Was ist ein typisches Ausfuhrbegleitdokument und welche Daten soll es enthalten? Als Experten für Ausfuhrverfahren und Exportkontrolle möchten wir Sie im Folgenden über die nötigen Begleitdokumente beim Export informieren.

Ausfuhrbegleitdokument – Variiert nach Güter und Bestimmungsland

Welches Ausfuhrbegleitdokument Sie benötigen und welches nicht, hängt vom Staat ab, in das Sie importieren möchten. Zudem erfordern bestimmte Waren spezielle Dokumente. Hier erhalten Sie einen Überblick über mögliche Dokumente, die für eine Ausfuhrlieferung erforderlich sind oder sein könnten.

Ausfuhranmeldung

Dieses Schriftstück meldet die Warenausfuhr offiziell an. Das exportierende Unternehmen muss dieses Ausfuhrbegleitdokument direkt bei der Zollverwaltung abgeben. In manchen Importländern ist die Abgabe der Anmeldung nicht durch einen Bevollmächtigten möglich.

Ausfuhrgenehmigung

Einige Ausfuhren erfordern eine zusätzliche Erlaubnis. Die zuständige Genehmigungsbehörde für dieses Ausfuhrbegleitdokument ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).

Das Ursprungszeugnis

Beim Ursprungszeugnis handelt es sich um eine Art Reisepass für die Ware, bei dem auch eine elektronische Version möglich ist. Die IHKs stellen so ein Ausfuhrbegleitdokument auf Antrag ihrer Mitgliedsfirmen aus, sofern diese den Ursprung der Güter belegen können.

Handelsrechnung (Commercial Invoice)

Dieses Ausfuhrbegleitdokument gibt Warenbezeichnungen, Preise und Lieferbedingungen an. Auf Basis dieser Berechnung wird der Zollwert ermittelt, der wiederum für die Berechnung der Abgaben wie Zölle oder der Einfuhrumsatzsteuer von Nöten ist. Hierfür gibt es keine spezielle Formvorschriften oder einen Vordruck. In der Regel erstellen Händler diese auf dem eigenen Firmenbogen. Im Genauen erhält dieses Ausfuhrbegleitdokument folgende Daten:

  • Firmenname, Anschrift des Verkäufers, Registergericht und Handelsregisternummer (bei Eintragung im Handelsregister)
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Händlers
  • Name und Anschrift des Käufers
  • Warenbezeichnung und -beschreibung (evtl. mit Angabe der Warennummer)
  • Stückzahl
  • Netto- und Bruttogewicht (mit und ohne Verpackung)
  • Einzel- und Gesamtpreis der Ware
  • Ursprungsland der Güter
  • Art und Markierung der Verpackung
  • Vereinbarte Zahlungsbedingung
  • Eventuelle Steuerbefreiung
  • Versandart und -weg, evtl. mit Angabe Frachtbriefnummer
  • Eventuell Zeitpunkt der Lieferung
  • Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

Bei diesem Ausfuhrbegleitdokument müssen Sie beachten, dass durchaus besondere Anforderungen des Importlandes hinzukommen. Bestimmte Länder, vorwiegend in Mittel- und Südamerika, verlangen eine Konsulatsfaktura statt einer Handelsrechnung. Dieses Ausfuhrbegleitdokument ist mit der Handelsrechnung zu vergleichen, muss jedoch auf dem vom Importland vorgeschriebenen Vordruck erstellt und dort von einem Konsulat beglaubigt werden. Eine Zollfaktura kann die Handelsrechnung ebenfalls ersetzen, benötigt jedoch keine Beglaubigung.

Pro-Forma-Rechnung (proforma invoice)

Wenn Ihre Waren keinen Handelswert haben (z.B. kostenlose Mustersendungen oder Ersatzteillieferungen) ist für die Zollverwaltung eine "Pro-Forma-Rechnung" vorzulegen. Dieses Ausfuhrbegleitdokument dient der Ermittlung des tatsächlichen Warenwertes.

Lieferantenerklärung

Dieses Ausfuhrbegleitdokument brauchen Sie nur, wenn Sie die Exportwaren nicht selbst herstellen und deren Ursprung nachweisen müssen.

Transportdokument

Dieses Ausfuhrbegleitdokument wird vom Verantwortlichen des Transports ausgestellt und bestätigt die Beförderung der Ware ins Bestimmungsland. Je nach Transportmittel variiert das Dokument.

  • B/L (Bill of Lading), Konnossement: See- und Binnenschiffstransport
  • CMR-Frachtbrief, LKW-Frachtbrief: Straßengüterverkehr
  • Luftfrachtbrief, Air Waybill (AWB): Luftverkehr
  • CIM-Frachtbrief, Bahnfrachtbrief: Eisenbahntransport
  • Multimodal Transport Document (MTD): Kombinierter Transport

Zollpassierscheinheft

Dieses erleichtert das Ausfuhrverfahren von Waren, Messegütern, Berufsausrüstung oder auch Mustersendungen. Man unterscheidet zwischen zwei Heften:

  • Carnet A.T.A.: Für angeschlossenen Vertragsstaaten. Das Carnet A.T.A. kann bei der zuständigen IHK beantragt werden. Generell gilt, dass Sie ein Carnet A.T.A. nicht zwingend einsetzen müssen. Ein Carnet A.T.A. vereinfacht die Zollabwicklung, wenn Waren vorübergehend in ein Drittland gebracht werden.
  • Ein Carnet C.P.D.: Für Ausfuhrverfahren nach Taiwan. Es gilt nur für eine einmalige Einfuhr in das Land. Den Vordruck können Sie von einigen IHKs beziehen. Werden neben Taiwan auf der gleichen Reise noch weitere Länder besucht, müssen Sie das Carnet A.T.A. zusätzlich mitführen.

Als Alternative zum Carnet-Verfahren können Sie auch mit der "Vorübergehenden Ausfuhr/Einfuhr" arbeiten. Dafür sollten Sie bei der Warenausfuhr das Rückwaren/Auskunftsblatt INF 3 beim Zoll vorlegen, damit der Zollbeamte die Nämlichkeitssicherung vornehmen kann.

Warenverkehrsbescheinigung

Dieses Ausfuhrbegleitdokument gehört zu den Präferenznachweisen. Es bewirkt, dass der Käufer im Einfuhrland keine oder ermäßigte Zölle abführen muss. Dies ist an eine Reihe von Bedingungen gekoppelt. Grundsätzlich ist die Beantragung dieses Dokumentes freiwillig, jedoch nur für einige Staaten möglich.

Wie Sie sehen, gibt es nicht das eine Ausfuhrbegleitdokument, das bestimmte Daten enthält. Es sind eine Reihe an Dokumenten nötig, die bei der Ausfuhrlieferung für die Zollverwaltung mitzuführen sind. Informieren Sie sich vor dem Ausfuhrverfahren genauestens darüber, welche Papiere in Ihrem Fall notwendig sind.

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