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Dokumente ermitteln und generieren

Die Herausforderung

Obwohl die meisten Länder eine elektronische Übermittlung von Einfuhrdaten bevorzugen, nutzen Unternehmen noch Papierformulare. Die relevanten Daten zusammenzuführen und in das für den Empfänger geeignete Format zu bringen, ist nach wie vor sehr zeitaufwändig. Zwar läuft der Schriftverkehr heute weitgehend papierfrei ab, doch PDF-Dateien haben die Probleme der Papierformulare geerbt.

Die Verantwortung, Formulare zu generieren und an Spediteure, Kunden und die zuständigen Behörden zu übermitteln, liegt beim Handel treibenden Unternehmen. Jede Transaktion kann zahlreiche Unterdokumente für verschiedene Empfänger beinhalten. Oft sind mehrere Revisionen erforderlich, die am Ende zu Audit- und Referenzzwecken mit der Transaktion abgespeichert werden müssen.

 

 

So hilft Amber Road

Das Dokumentenmanagement von Amber Road automatisiert sämtliche Prozesse – von der Ermittlung der jeweiligen Dokumentationspflichten über die Dokumentenerstellung bis hin zur Archivierung.

Umfassende, konfigurierbare Geschäftsregeln sorgen für die Identifizierung der richtigen Dokumentation nach Kriterien wie Transaktionstyp, Einfuhr-/Ausfuhrland und Geschäftspartner. Die Lösung greift dabei auf das detaillierte Außenhandelswissen Global Knowledge® zu, das von einem weltweiten Netzwerk von In-Country Content Providern (ICCPs) und Handelsexperten täglich aktualisiert wird.

Neben einem umfangreichen Bestand an Entwurfsvorlagen in vielen Sprachen verfügt das System über eine flexible Designfunktion, mit der sich individuelle Formulare und Vorlagen erstellen lassen. Auch das Ausfertigen der Dokumente folgt konfigurierbaren Geschäftsregeln. Da einige Regeln Duplikate generieren, sorgen Konsolidierungs- und Validierungsprozesse für den Abgleich der erhobenen Daten. Wo erforderlich, werden elektronische Signaturen unterstützt.

Die generierten Formulare können per E-Mail an die relevanten Netzwerkpartner versendet werden. Daraufhin werden sie in einer zentralen Datenbank hinterlegt und mit der Transaktion verknüpft, sodass sie jederzeit auffindbar und aufrufbar bleiben.

 

Funktionen Nutzen

Dokumentenbestimmung

Automatische Analyse der erforderlichen Importdokumente anhand detaillierter Geschäftsregeln und Außenhandelsdaten
Prüfung der Einhaltung aller länderspezifischen Dokumentationspflichten

Dokumentengenerierung

Umfangreiche Template-Bibliothek mit Handelsrechnung, Shipper’s Letter of Instruction (SLI), Packliste, Konnossement (BOL) etc. gemäß Handelsrecht und Zollvorschriften
Definierbare Regeln für die Terminierung der Dokumentenerstellung
Global Knowledge®

Global Knowledge®

Wer auf globalen Beschaffungs- und Absatzmärkten aktiv ist, muss eine Flut von Informationen und Regeln beachten und enormen bürokratischen Aufwand betreiben, um alle Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Deshalb hat Amber Road eine eigene Handelsdatenbank entwickelt – die leistungsstärkste und aktuellste, die heute im Markt erhältlich ist. Sie umfasst 147 Länder – rund 95 % des Welthandels – und liegt branchenweit an der Spitze. Der globale Wissenspool namens „Global Knowledge“ ist die Basis aller Global Trade Management-Lösungen von Amber Road.

UNSERE KUNDEN

UnileverABBTerex

„Für uns als Technologieführer mit einem multinationalen Kunden- und Lieferantennetzwerk sind Sanktionsprüfungen mittlerweile entscheidend. Mit vollständigen, immer aktuellen Listen hilft uns Amber Road, globale Ausfuhrbestimmungen exakt einzuhalten. Die On-Demand-Sanktionslistenprüfung automatisiert zeitaufwändige manuelle Prozesse, steigert unsere Effizienz und schließt Bußgelder oder Strafen aufgrund von Sanktionsverletzungen aus.“

 

Director, Regulatory Compliance and Senior Counsel
Intelsat, Ltd.