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Lieferantenerklärungen

Lösungen für das Management von Lieferantenerklärungen

Die sogenannte Lieferantenerklärung gewinnt in der heutigen Geschäftswelt immer mehr an Bedeutung. Nicht zuletzt aufgrund der Entstehung neuer Freihandelszonen ist es für Händler beim Export von elementarer Bedeutung, mit Hilfe dieses Dokuments den präferenzrechtlichen Ursprung ihrer Waren einwandfrei nachweisen zu können. Softwarelösungen können dabei den hohen Aufwand für das Management dieser Ursprungserklärungen spürbar verringern. Wir berichten ausführlich über das Thema "Lieferantenerklärung" und erklären, was dabei zu beachten ist.

Die Lieferantenerklärung: Definition, Zweck und Arten

Das Prinzip einer Lieferantenerklärung ist einfach erklärt: Eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft stellt eine Deklaration über den präferenzrechtlichen Ursprung einer Ware dar. Diese dient dem Exporteur bei der Beantragung eines Präferenznachweises (Warenverkehrsbescheinigung EUR-1, EUR-MED bzw. Ursprungserklärung auf der Rechnung) als Nachweis der Warenherkunft. Lieferantenerklärungen können die Gewährung vergünstigter Zollsätze (Präferenzzollsätze) für Güter aus jenen Ländern ermöglichen, die ein Präferenzabkommen mit der Europäischen Gemeinschaft abgeschlossen haben.

Das sind in erster Linie die EFTA-Staaten, aber auch Mexiko, Südafrika, Chile & Südkorea. Allerdings werden derartige Vorzugszölle nur auf Waren gewährt, die je nach Freihandelsabkommen einen festgelegten Mindestanteil an regionalen Rohstoffen bzw. Veredelungsschritten aufweisen. Rechtliche Grundlage für die Ausstellung einer Lieferantenerklärung ist die Verordnung (EG) Nr. 1207/2001 des Europäischen Rates vom 11. Juni 2001, abgeändert bzw. ergänzt durch die Verordnung (EG) Nr. 1617/2006 sowie die Verordnung (EG) Nr. 75/2008.

Die Lieferantenerklärung verbilligt den Import von Gütern, da sich dadurch die Zollgebühren und damit die Einfuhrkosten der Ware reduzieren. Allerdings ist der Verwaltungsaufwand beträchtlich, da jeder ausgefüllten Lieferantenerklärung ein Ursprungszeugnis über die Herkunft der Ware beigeschlossen werden muss, ferner ist die Erfüllung einiger anderer im Präferenzabkommen festgelegten Bedingungen für jeden importierten Artikel durch Vorlage entsprechender Dokumente zweifelsfrei nachzuweisen. Auch ist im Wege einer regelmäßigen Sanktionslistenprüfung festzustellen, ob nicht auf manche der zum Export vorgesehenen Produkte nunmehr erhöhte Einfuhrzölle erhoben werden oder über diese etwa Strafzölle verhängt wurden. Derartige Umstände wären ein strikter Ausschließungsgrund für die Gewährung von Vorzugszöllen.

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Arten einer Lieferantenerklärung

Grundsätzlich wird zwischen einer Lieferantenerklärung für Güter mit Präferenzursprungseigenschaft sowie einer Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprung unterschieden. Die Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenz-Ursprungseigenschaft bestätigt den Ursprungscharakter einer Ware gemäß einer durch die Europäische Gemeinschaft festgelegten Präferenzregelung. Diese Richtlinie, welche die Ware hinsichtlich ihres Ursprungs charakterisiert, ist in der Lieferantenerklärung ebenfalls anzugeben.

Es werden zwei Varianten von Lieferantenerklärungen unterschieden:

Einzel-Lieferantenerklärung

Diese Form der Lieferantenerklärung gilt nur für eine bestimmte Warenlieferung.

Langzeit-Lieferantenerklärung

Langzeit-Lieferantenerklärungen sind als Rahmen- oder Sammelerklärungen meist ein Jahr gültig und decken alle in diesem Zeitraum durchgeführten Lieferungen ab. Angaben In der Langzeit-Lieferantenerklärung besitzen für die gesamte Abrechnungsperiode Gültigkeit.

Lösungen für das Management von Lieferantenerklärungen

Die Verwaltung von Lieferantenerklärungen stellt ein komplexes Aufgabengebiet unter hohem Termindruck dar, welcher zusätzlich verschärft wird, wenn Ressourcen zur Durchführung der diesbezüglichen Tätigkeiten lediglich eingeschränkt vorhanden sind. Ohne ausreichende Dokumentation und Archivierung sowie die Möglichkeit, auf relevante Informationen, Daten und Dokumente im Bedarfsfall rasch zugreifen zu können, ist ein revisionssicheres Management von Lieferantenerklärungen schwierig und erfordert in jedem Fall einen hohen Zeit- und Kostenaufwand. Auch sind Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozessqualität bei der Ausfertigung von Lieferantenerklärungen wesentliche Faktoren, da gravierende zivilrechtliche, finanzrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen eintreten können, sollte sich anlässlich der Ausfuhr- bzw. Exportkontrolle der Waren herausstellen, dass die Lieferantenerklärung fehlerhaft oder unvollständig ausgefüllt wurde bzw. Defizite bei der Erfüllung der behördlichen Nachweispflicht bestehen.

Die Lösung dieser Probleme besteht im Einsatz einer leistungsstarken Software. Mehr als 60 % von in Studien befragten Unternehmen gaben jedoch an, für die Erstellung und Verwaltung von Lieferantenerklärungen bislang keine digitalen Anwendungen zu nutzen. Die Abwesenheit unterstützender elektronischer Abrechnungsverfahren hat denn auch desaströse Auswirkungen auf die Entwicklung der Personalkosten. Allein der aufgrund rigiderer behördenseitiger Kontrollen gestiegene Korrektur- und Verwaltungsaufwand führte bei über 35 % der befragten Unternehmen zu einem kostenwirksamen Mehraufwand an Arbeitszeit von über 8 Stunden im Jahr.

Wie können Lieferantenerklärungen mit Hilfe von Softwarelösungen optimiert verarbeitet werden?

Wie bereits ausgeführt, existieren für Lieferantenerklärungen konkrete Formvorschriften, sowohl hinsichtlich des organisatorischen Procederes als auch des Wortlauts im Protokoll. Darüber hinaus führt der Umstand, dass die Gültigkeitsdauer rechtlicher Vorgaben im Zollwesen oft nur von kurzer Dauer ist, mitunter zu erheblichen Verzögerungen bei der Ausfertigung von Lieferantenerklärungen. Eine leistungsstarke Software kann das Erstellen und Verwalten von Lieferantenerklärungen deutlich vereinfachen und damit den diesbezüglichen Verwaltungsaufwand massiv verringern. So sorgen moderne Cloud-Computing Systeme dafür, dass sowohl Einzel- als auch Langzeit-Lieferantenerklärungen in wenigen Schritten erstellt, ausgedruckt und an den Empfänger versendet werden können.

Die Softwarelösung als Königsweg zum qualitätsgesicherten Management von Lieferantenerklärungen

Ein großer Vorteil des Einsatzes einer Software besteht darin, dass damit sämtliche Dokumente, Erklärungen und sonstige Schriftstücke stets auf dem neuesten Stand anzuwendender zollrechtlicher Bestimmungen sind. Textvorlagen werden laufend aktualisiert und versioniert (z.B. "Lieferantenerklärung 2019"), verbindlich anzuwendende Formulierungen als Textbaustein gleich in die Lieferantenerklärung eingesetzt. Auch werden im Bedarfsfall selbsttätig neue Präferenzräume freigeschaltet. Darüber hinaus können individualisierte Vorlagen erstellt werden, welche detaillierte Angaben über die versendete Ware, deren Ursprung sowie den oder die Lieferanten enthalten. Die ausgefertigten Lieferantenerklärungen werden sodann revisionssicher archiviert und sind über das Index-System der Software dennoch in Sekundenschnelle auffindbar.

Informieren Sie sich auf unserer Webseite!

Sie haben noch Fragen? Auf unserer Webpage für Global Trade Management Solutions finden Sie mit Sicherheit die Lösung für Ihr zollrechtliches oder logistisches Problem. Gerne beraten wir Sie auch bei der Auswahl entsprechender Software-Applikationen sowie hinsichtlich der im Einzelfall anzuwendenden rechtlichen Bestimmungen. Senden Sie uns einfach eine Anfrage per E-Mail oder über unser Kontaktformular, wir sind stets gerne für Sie da!

Fazit

Die Erstellung und Bearbeitung von Lieferantenerklärungen geht generell mit einem hohen Verwaltungsaufwand einher. Einkäufer und Lieferanten haben jedes Jahr unzählige Arbeitsstunden zu investieren, um die gesetzlich vorgeschriebenen Ursprungsnachweise rechtssicher zu erstellen und anschließend per E-Mail oder am Postweg zu übermitteln. Durch die Nutzung entsprechender Software lässt sich der Aufwand, der für das Erstellen einer Lieferantenerklärung erforderlich ist, deutlich reduzieren, wodurch wertvolle Arbeitszeit eingespart werden kann. Darüber hinaus werden durch den Einsatz von virtuellen und digitalisierten Assistenzprogrammen, deren Kenntnis zollrechtlicher Bestimmungen stets auf dem neuesten Stand ist, Probleme bei der Einfuhr, Wettbewerbsnachteile sowie eventuelle Konsequenzen im rechtlichen Bereich wirksam vermieden.

Funktion Nutzen

Lieferantenportal

Intuitives Portal für Lieferantenverhandlungen - Eingabe von Produktdaten direkt ins System
Erfasst Schlüsselinformationen für die Lieferantenerklärung
Diskussionsstrang vereinfacht Klärung und Freigabe
Dashboard zeigt offene Kampagnen und Problemfälle an

Campaign Manager

Informationsanforderung per E-Mail (Massen-/Individualanfragen)
Gewährleistet, dass die verwendete Eingabemaske exakt den Anforderungen des/der jeweiligen Freihandelsabkommens entspricht

Lösungsbroschüre

Management von Freihandelsabkommen
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