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Warenursprung – Präferenzen

Die Herausforderung

Um Präferenzen im Rahmen von Wirtschafts-, Assoziierungs- oder Freihandelsabkommen zu nutzen, sind spezielle Präferenzursprungszeugnisse erforderlich. Darin weist der Exporteur nach, an welchem Ort die Waren erzeugt oder hergestellt wurden und dass sie unter dem gegebenen Handelsabkommen präferenzberechtigt sind. Für den Nachweis des Ursprungs müssen Exporteure ein komplexes Qualifizierungsverfahren einhalten.

Ursprungszeugnisse haben meist einen definierten Gültigkeitszeitraum, können aber auch revidiert und nachträglich geändert werden. Sobald ein Unternehmen beispielsweise die gleiche Ware aus einem anderen Land bezieht, muss ein neues Ursprungszeugnis angefordert werden.

Besonders für Exporteure mit großem Produktportfolio ist es ohne automatisierte Prozesse fast unmöglich, sämtliche Ursprungszeugnisse – inklusive Auslaufterminen, Verlängerungen, Revisionen etc. – erfolgreich zu managen. Kein Wunder, dass Freihandels- bzw. Präferenzabkommen oft nicht als Chance, sondern als zusätzliche Belastung wahrgenommen werden.

Aufgaben des Ursprungsmanagements:

  • Identifizierung von Änderungen im Präferenzstatus und der Zeugnisgültigkeit
  • Ursprungszeugnisse aktualisieren/neu veröffentlichen und Versionsgeschichte speichern
  • Zeugnisse für offizielle Kontrollen und interne Audits speichern
  • Verfolgung von Fälligkeits- und Verlängerungsterminen


So hilft Amber Road

Mit Amber Roads Softwarelösung für das Management von Freihandelsabkommen sind Ursprungszeugnisse leicht zu handhaben. Sie werden mit den in der Datenbank Global Product Master (GPM) hinterlegten Produktinformationen verknüpft. Dies gewährleistet, dass jede Änderung am handelsrechtlichen Status automatisch erkannt und eine Neuzertifizierung veranlasst wird.

Ist ein neues Ursprungszeugnis erforderlich, kann es direkt im System erstellt und veröffentlicht werden, wobei Vorgängerversionen für Prüfungszwecke erhalten bleiben. Führt eine Änderung (z. B. an einer BOM) zum Verlust der Präferenzberechtigung, können weitere Schritte eingeleitet werden: Benachrichtigung des Kunden, Rücknahme des alten und Distribution eines neuen Zertifikats.

Da Ursprungszeugnisse als eigenständige Datensätze mit variablen Datenfeldern abgelegt werden, lassen sie sich bequem suchen und verwalten. So erleichtert z. B. das Filtern nach Fälligkeitsterminen die jährliche Erneuerung von Zertifikaten.

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Arten einer Lieferantenerklärung

Grundsätzlich wird zwischen einer Lieferantenerklärung für Güter mit Präferenzursprungseigenschaft sowie einer Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprung unterschieden. Die Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenz-Ursprungseigenschaft bestätigt den Ursprungscharakter einer Ware gemäß einer durch die Europäische Gemeinschaft festgelegten Präferenzregelung. Diese Richtlinie, welche die Ware hinsichtlich ihres Ursprungs charakterisiert, ist in der Lieferantenerklärung ebenfalls anzugeben.

Es werden zwei Varianten von Lieferantenerklärungen unterschieden:

Einzel-Lieferantenerklärung

Diese Form der Lieferantenerklärung gilt nur für eine bestimmte Warenlieferung.

Langzeit-Lieferantenerklärung

Langzeit-Lieferantenerklärungen sind als Rahmen- oder Sammelerklärungen meist ein Jahr gültig und decken alle in diesem Zeitraum durchgeführten Lieferungen ab. Angaben In der Langzeit-Lieferantenerklärung besitzen für die gesamte Abrechnungsperiode Gültigkeit.

Lösungen für das Management von Lieferantenerklärungen

Die Verwaltung von Lieferantenerklärungen stellt ein komplexes Aufgabengebiet unter hohem Termindruck dar, welcher zusätzlich verschärft wird, wenn Ressourcen zur Durchführung der diesbezüglichen Tätigkeiten lediglich eingeschränkt vorhanden sind. Ohne ausreichende Dokumentation und Archivierung sowie die Möglichkeit, auf relevante Informationen, Daten und Dokumente im Bedarfsfall rasch zugreifen zu können, ist ein revisionssicheres Management von Lieferantenerklärungen schwierig und erfordert in jedem Fall einen hohen Zeit- und Kostenaufwand. Auch sind Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozessqualität bei der Ausfertigung von Lieferantenerklärungen wesentliche Faktoren, da gravierende zivilrechtliche, finanzrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen eintreten können, sollte sich anlässlich der Ausfuhr- bzw. Exportkontrolle der Waren herausstellen, dass die Lieferantenerklärung fehlerhaft oder unvollständig ausgefüllt wurde bzw. Defizite bei der Erfüllung der behördlichen Nachweispflicht bestehen.

Die Lösung dieser Probleme besteht im Einsatz einer leistungsstarken Software. Mehr als 60 % von in Studien befragten Unternehmen gaben jedoch an, für die Erstellung und Verwaltung von Lieferantenerklärungen bislang keine digitalen Anwendungen zu nutzen. Die Abwesenheit unterstützender elektronischer Abrechnungsverfahren hat denn auch desaströse Auswirkungen auf die Entwicklung der Personalkosten. Allein der aufgrund rigiderer behördenseitiger Kontrollen gestiegene Korrektur- und Verwaltungsaufwand führte bei über 35 % der befragten Unternehmen zu einem kostenwirksamen Mehraufwand an Arbeitszeit von über 8 Stunden im Jahr.

Wie können Lieferantenerklärungen mit Hilfe von Softwarelösungen optimiert verarbeitet werden?

Wie bereits ausgeführt, existieren für Lieferantenerklärungen konkrete Formvorschriften, sowohl hinsichtlich des organisatorischen Procederes als auch des Wortlauts im Protokoll. Darüber hinaus führt der Umstand, dass die Gültigkeitsdauer rechtlicher Vorgaben im Zollwesen oft nur von kurzer Dauer ist, mitunter zu erheblichen Verzögerungen bei der Ausfertigung von Lieferantenerklärungen. Eine leistungsstarke Software kann das Erstellen und Verwalten von Lieferantenerklärungen deutlich vereinfachen und damit den diesbezüglichen Verwaltungsaufwand massiv verringern. So sorgen moderne Cloud-Computing Systeme dafür, dass sowohl Einzel- als auch Langzeit-Lieferantenerklärungen in wenigen Schritten erstellt, ausgedruckt und an den Empfänger versendet werden können.

Funktionen Nutzen

Management von Ursprungszeugnissen

Zustellung von Ursprungszeugnissen an Kunden
Produktspezifische Verknüpfung von Ursprungszeugnissen mit dem Global Product Master
Identifizierung von Änderungen bei der Präferenzberechtigung und Ergänzung/Neuerstellung von Zertifikaten

Dokumenterstellung

Erstellt nach Validierung der Präferenzberechtigung ordnungsgemäße Kundenzertifikate

Archivierung

Elektronische Übermittlung an Kunden
Bearbeitung von kundenseitigen Zertifizierungswünschen, Follow-up bis zur Erfüllung

Lösungsbroschüre

Management von Freihandelsabkommen
Kostenvorteile nutzen durch Handelsabkommen

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